Généralement, la visioconférence permet de simplifier le travail d’équipe d’une entreprise. Elle contribue ainsi à une économie des frais de déplacement des salariés et aussi permet de gagner plus de temps. En effet, la pandémie Covid 19 a beaucoup affecté l’économie africaine. De ce fait, l’idée de visioconférence est très praticable pour toutes les entreprises concernées, afin d’éviter le risque de contamination de la pandémie. Ainsi, quelques conseils sont à prendre en compte pour bien mener le Covid visioconférence :
Bien choisir ses outils de visioconférence
Pour mener à bien son Covid visioconférence, des nombreux outils sont à prendre en compte, permettant d’assurer que les réunions en télétravail seront bien animées. Des solutions existent réellement sur le marché, que ce soit gratuites ou payantes. Avant de lancer le rendez-vous, il faudrait tout d’abord répondre aux certaines questions : la visioconférence est destinée pour quel(s) usage(s) ? Son utilisation serait interne ou externe (vers les partenaires) ? En effet, la visioconférence est considérée comme une nouvelle norme au sein d’une entreprise, et très praticable pour cette crise de la pandémie Covid 19 actuelle. Grâce à ces outils, le personnel de l’entreprise pourrait échanger en direct avec ses collaborateurs.
Préparer avec attention le rendez-vous et fixer un cadre professionnel aux discussions
L’idée de la visioconférence est comme une réunion classique, qui commence principalement par la définition d’un objectif, les personnes à inviter et les sujets abordés. Pour cela, il serait très recommandé de réaliser un test en amont afin d’assurer le fonctionnement de ces outils, sans oublier de fournir les informations nécessaires pour se connecter avec l’invitation.
Pour réaliser un Covid visioconférence, il est important de fixer un cadre professionnel aux discussions. Il s’agit ici de porter une attention spéciale à la gestion du temps. En effet, le timing devrait être déjà préparé à l’avance, et l’organisateur de la réunion a pour obligation de respecter à merveille cette rencontre en direct. Par ailleurs, la prise de parole devrait être aussi bien organisée dans cette réunion, le but serait donc d’éviter que plusieurs personnes parlent en même temps, et aussi de veiller à ce que l’interlocuteur exprime leur propre point de vue.
Stimuler les employés par l’idéation et mettre en place un compte-rendu
En télétravail, il est important que l’idéation s’affiche comme une réponse simple, pertinente et efficace. Tout le monde est concerné dans cette réunion, dont l’avis de chacun compte beaucoup. Cette idéation désigne ainsi la procédure avec laquelle les participants à la réunion pourraient et devrait trouver des idées. Ils auront certainement un droit à l’erreur pendant la réunion. Mais l’importance est de réveiller l’esprit d’entreprendre, d’étudier le secteur et de stimuler l’innovation.
Il est aussi essentiel de faire un compte-rendu, qui est à ne pas oublier. Le compte-rendu serait écrit à la fin de la réunion, permettant aux employés en télétravail d’avoir un accès direct sur les points importants avec cette trace écrite.